EJERCICIO 1
Una nueva clínica de la ciudad tiene la necesidad de crear la forma de manipular y almacenar todo tipo de información que pueda estar relacionada con ella. Para que se pueda realizar el correspondiente trabajo la clínica tiene los siguientes requerimientos: - La clínica cuenta con una estructura física de tres torres, dos para hospitalización y cirugías y una para consulta. En cada torre lleva el registro de cada habitación o consultorio, es decir, la ubicación (piso, numero), longitud (ancho y largo), dotación (baño, closets, cama), ventanas(si/no), tipo (habitación o consultorio), valor metro cuadrado, propia o alquilada, nombre del propietario, teléfono del propietario, dirección del propietario, nombre del arrendatario, dirección del arrendatario, teléfono del arrendatario, valor administración, ultima fecha de remodelación. Para la clínica es importante conocer quien está ocupando una habitación y por cuanto tiempo.
- La clínica ofrece varios tipos de servicios: consulta, hospitalización, exámenes, urgencias, cirugía, cirugía ambulatoria, cuidados intensivos, unidad cardiovascular, fisioterapia. De cada tipo de servicio, según lo requiera, se lleva el registro de: tipo de servicio, cédula del paciente, nombre del paciente, dirección, teléfono, servicio por eps o prepagada, entidad de servicio de salud, exámenes practicados (tipo de examen, costo del examen, medico que practico el examen, máquinas utilizadas, resultados del examen), identificación del médico, especialidad, fecha de consulta o ingreso, fecha de salida, droga utilizada (referencia, nombre de la droga, dosis suministrada); es importante anotar en la mayoría de servicios se tiende a suministrar droga; si es un servicio de hospitalización se lleva la siguiente información (valor habitación, numero de días de hospitalización del paciente, valor servicio de restaurante, valor suministros varios (estos suministros pueden ser guantes, servilletas, pitillos, papel higiénico, etc.), numero de visitas del médico, nombre del médico visitante).
- Para la clínica es importante mantener activos los pacientes, con su información básica y enfermedades y cirugías antes de prestarle un servicio. Además lleva un historial de los servicios que se le han prestado dejando registro de tipo de servicio, fecha inicio, fecha final, valore del servicio, doctor responsable del servicio.
- En cuanto a la información que lleva de su personal, esta lo clasifica en: personal administrativo (personal, contabilidad, finanzas), personal de planta (doctores, enfermeras y auxiliares) y personal operativo (cocineros, aseadores y oficios varios). Se tienen las siguientes características importantes: un doctor puede dirigir un área específica como decir: pediatría, cardiología, etc. Para un jefe de área es importante saber que personal está disponible o qué tiene a cargo. Cada doctor se el exige llenar una ficha por cada visita que hace a los pacientes que tiene a su cargo. Esta contiene la siguiente información: hora de visita, paciente atendido, tratamiento sugerido, droga sugerida, estado del paciente. Una enfermera profesional está encargada de la dirección de un piso de la clínica y tiene a su cargo otras enfermeras y auxiliares.
EJERCICIO 2
En la Empresa "Educando S.A" se lleva control de sus Bienes y Servicios. El interés primario es poder hacer que los Bienes se manejen de forma rápida y con el menor grado de error. Para esto quien maneja la sección de "Bienes y Suministros" plantea las siguientes condiciones del negocio para la construcción de una base de datos: - La Sección está dividida en tres (3) áreas: COMPRAS, ALMACEN, INVENTARIO.
- El área de Compras funciona de la siguiente forma:
- Recibe las solucitudes de compras de las diferentes áreas de la empresa.
- Cada solicitud tiene un responsable.
- Cada solicitud es autorizada por el jefe del área y posteriormente por el Director Financiero.
- Quien realiza una solicitud puede ser responsable de uno o varios centros de costos, con la salvedad de que él como empleado solo está adscrito a uno.
- De la solicitud se debe diligenciar la siguiente información: Número de la solicitud (consecutivo), Fecha, Responsable (nombre y cédula), Centro de Costos, Rubro presupuestal del cual se descargará la compra. En cada solicitud se pueden discriminar uno o muchos items con la siguiente información: item, nombre del bien, cantidad solicitada, unidad de medida del bien, valor unitario y valor total. Cada solicitud debe ser totalizada.
- Cada bien es identificado por un código universal que es único y es de caracter devolutivo (suministro) o un bien inmueble.
- Una vez diligenciada la solicitud es remitida al área de compras para realizar su correspondiente cotización.
- Las cotizaciones son realizadas con uno o varios proveedores de los bienes solicitados.
- Una vez la cotización definitiva está lista, se crea una orden contractual que maneja la siguiente información: Número de la orden contractual, nit y nombre del proveedor al cual se le va a realizar la compra, fecha de la orden, monto total de la orden, fecha de entrega. Cada orden puede tener asociado uno o varios items de la solicitud o solicitudes que van a ser despachadas. Cada item tiene la siguiente información: nombre del bien, cantidad solicitada, cantidad despachada, unidad de medida del bien, valor unitario y valor total.
- La orden de compra es aprobada por el Director Financiero para que sea enviada al proveedor elegido.
- El área de Almacen funciona de la siguiente forma:
- Su función principal es recepcionar los bienes que llegan de los proveedores y distribuirlos a las correspondientes áreas que realizaron las solicitudes de compras.
- Cuando llega un proveedor mercancía, este hace una entrega física de los bienes, los cuales son comparados con la factura que este entrega y con la orden de compra correspondiente. Si esta acción es correcta se registra una entrada de almacen por cada factura relacionada, con la siguiente información: Número de Entrada, Fecha, Número de factura, Proveedor, Total Bienes, Valor Total (los totales deben coincidir con los de la factura). Adjunto a esta se discriminan los items recibidos con la siguiente información:nombre del bien, cantidad entregada.
- Cuando el almacen decide despachar los bienes a las diferentes áreas solicitantes, registra cada una de las entregas en Salidas de Almacen con la siguiente información: Número de Salida, Empleado responsable del bien a entregar, fecha de salida, fecha de entrega. Por cada entrega se detalla cada uno de los items con la siguiente información: nombre del bien, cantidad entregada.
- Una entrada de almacen puede generar muchas salidas de almacen, por ejemplo: Pueden ingresar 500 pacas de papel higíenico, pero como se debe repartir entre varias áreas, cada una requiere de una salida de almacen.
- El área de inventarios funciona de la siguiente forma:
- Es la encargada de administrar y controlar la ubicación de los bienes dentro de la empresa, por esto antes de que el bien salga del almacen debe ser codificado a través de un código único que lo haga identificable dentro de la empresa.
- La ubicación del bien se identifica por la siguiente información: responsable del bien, fecha de entrega, dirección del bien (ubicación).
